Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Porta Solis
Inhaberin: Aleksandra Drežančić
Joachimsthaler Str. 4
91126 Schwabach
Deutschland

E-Mail: info@portasolis.com. An diese Adresse können Sie sich auch mit Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für portasolis.com einschließlich der deutschen, kroatischen und englischen Websitebereiche, Benutzer- und Vermieterkonten, Unterkunftspräsentationen, Partnerbereiche und digitalen Gästefunktionen.

Porta Solis ist für eigene Plattformzwecke verantwortlich. Vermieter können für ihre eigene Beherbergung, Vertragsabwicklung und gesetzliche Meldepflichten selbst Verantwortliche sein. Soweit wir Gastdaten in ihrem Auftrag verarbeiten, richtet sich dies nach den jeweiligen Vereinbarungen. Diese Erklärung ergänzt die Datenschutzinformationen des zuständigen Vermieters.

Wir erhalten Daten von Ihnen sowie gegebenenfalls vom Gastgeber oder der Person, die einen Aufenthalt für mehrere Reisende organisiert. Pflichtangaben werden für den jeweiligen Vorgang benötigt; ohne sie können wir beispielsweise eine Anfrage nicht zuordnen oder ein Konto nicht einrichten. Ein Pflichtfeld allein bedeutet keine gesetzliche Pflicht zur Angabe. Freiwillige Angaben können Sie weglassen.

3. Hosting und technische Bereitstellung

Website, Datenbank und eingerichteter E-Mail-Versand werden über ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, bereitgestellt.

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Daten verarbeitet: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem, gegebenenfalls Referrer sowie Status- und Fehlerinformationen. Dies dient der Auslieferung, Sicherheit, Stabilität und Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einzelne Bilder werden unmittelbar von kroatien-ferienhausvermittlung.de und jd-schwabach.de geladen. Der jeweilige ausliefernde Server erhält dabei die für den Abruf erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserinformationen. Dies dient der Darstellung von Unterkunfts- bzw. Partnerinhalten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anders als ein bloßer Link kann eine solche Bilddatei schon beim Anzeigen des betreffenden Seitenbereichs abgerufen werden.

4. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per Formular, E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Themenbereich, Nachricht und gegebenenfalls Unterkunfts- oder Reiseinformationen. Zweck ist die Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei einer von Ihnen gewünschten Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung von Anfragen. Eine Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung ist keine zusätzliche Einwilligung in Werbung.

5. Benutzer- und Vermieterkonten

Für Registrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung verarbeiten wir Name bzw. Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwortprüfwerte, Benutzerrolle, Profil- und gegebenenfalls Unternehmensdaten, zugeordnete Unterkünfte sowie die im Konto bearbeiteten Vorgänge. Hinzu kommen erforderliche Sicherheits- und Statusinformationen.

Dies dient der Bereitstellung vereinbarter Kontofunktionen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie der Zugangssicherung und Missbrauchsabwehr nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Öffentliche Ansprechpartnerdaten und nicht öffentliche Vertrags- oder Kontodaten haben unterschiedliche Zwecke und werden entsprechend verwendet.

6. Unterkunftspräsentationen und Uploads

Für eine Unterkunftspräsentation verarbeiten wir Unterkunfts- und Gastgeberdaten, Ansprechpartner, Anschrift bzw. Standort, Ausstattung, Preise, Kontaktmöglichkeiten, Beschreibungen, Bilder, Logos und eingereichte Dateien. Die zur Veröffentlichung bestimmten Angaben sind für Besucher der Präsentation sichtbar.

Zweck sind Prüfung, Erstellung, Veröffentlichung und Pflege der vereinbarten Präsentation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Kommunikation mit benannten Ansprechpartnern kann auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Bitte laden Sie nur erforderliche Inhalte hoch, die Sie verwenden und weitergeben dürfen.

7. Partneranfragen und Partnerprofile

Bei Partneranfragen verarbeiten wir je nach Eingabe Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, Land, Region bzw. Stadt, Branche/Kategorie, angebotene Leistungen, gewünschtes Partnerpaket, Zahlungsweise und weitere mitgeteilte Angaben.

Dies dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage, Angebotserstellung, Vertragsanbahnung und Durchführung einer späteren Partnerschaft. Vereinbarte Partnerprofildaten wie Unternehmensname, Leistungen, Region, Bilder und Kontakt- oder Website-Link können veröffentlicht werden. Eine Anfrage allein führt nicht zur Veröffentlichung sämtlicher Formularangaben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die geschäftliche Kommunikation mit Ansprechpartnern. Gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Nachweisdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter bestellen, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen gegebenenfalls ergänzten Angaben, um Ihnen Neuigkeiten, Unterkünfte, Reiseideen und Angebote von Porta Solis zu senden. Grundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir verwenden MailPoet innerhalb unserer WordPress-Installation. Der Versand erfolgt über die eingerichtete SMTP-Verbindung bei ALL-INKL.COM. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail; erst die Bestätigung schließt das Double-Opt-in ab. Anmeldedaten, Einwilligungsfeld, Status und Zeitangaben dienen der Verwaltung und dem Nachweis. Bei der Bestätigung werden auch Zeitpunkt und IP-Adresse erfasst.

Öffnungs- und Klicktracking sind derzeit deaktiviert. Es werden für die Newsletter-Erfolgsmessung keine Tracking-Cookies verwendet. Technische Versand- und Fehlerdaten können zur Zustellung und Fehlerklärung verarbeitet werden; dafür besteht unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink im Newsletter oder per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Für erforderliche Einwilligungsnachweise und die Beachtung einer Abmeldung können wir einen begrenzten Nachweis auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufbewahren.

9. Unterkunfts-, Service- und sonstige Anfragen

Bei einer Anfrage verarbeiten wir insbesondere Namen, Kontaktdaten, ausgewählte Unterkunft oder Leistung, Aufenthaltsdaten, Personenzahl, Nachricht und Bearbeitungsstatus. Wir verwenden diese Daten zur Zuordnung und Bearbeitung der gewünschten Anfrage und geben sie, soweit erforderlich, an den zuständigen Gastgeber, Vermieter oder Anbieter weiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für gewünschte vorvertragliche oder vertragliche Maßnahmen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sachgerechte Kommunikation und Vermittlung Ihrer Anfrage. Auf einer externen Buchungsseite erfolgt die dortige Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter.

10. Digitale Gästemappen und Gastzugänge

Digitale Gästemappen bündeln Informationen zur Unterkunft und zum Aufenthalt, etwa Anreise, Check-in, WLAN, Hausinformationen, Kontakte und Empfehlungen. Je nach gebuchten und freigeschalteten Modulen sind Serviceanfragen, Gästeshop, Bestellungen und Problemmeldungen verfügbar.

Persönliche Gastlinks und technische Zugangskennungen ordnen berechtigte Zugriffe dem jeweiligen Aufenthalt zu. Bitte geben Sie persönliche Links nicht an unbefugte Personen weiter. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des vereinbarten Gästeservices nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und dem Schutz der Zugänge nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; die Rolle des Vermieters richtet sich nach Abschnitt 2.

11. Serviceanfragen, Gästeshop und Problemmeldungen

Bei Nutzung dieser Funktionen werden Unterkunft und Aufenthalt, Kontakt- und Zuordnungsdaten, ausgewählte Leistungen oder Artikel, Mengen, Preise, gewünschte Termine, Nachrichten sowie Bearbeitungs- und Zahlungsstatus verarbeitet. Problemmeldungen können Beschreibungen und hochgeladene Fotos enthalten.

Die Angaben werden zur Bearbeitung, Abstimmung, Erbringung und Abrechnung an den zuständigen Gastgeber oder Leistungserbringer weitergegeben, soweit dies erforderlich ist. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Schadensklärung und der Sicherung konkreter Ansprüche kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinzu.

Bitte übermitteln Sie über Freitext oder Fotos keine unnötigen sensiblen Daten, Ausweiskopien oder Aufnahmen unbeteiligter Personen.

12. Push-Benachrichtigungen

Die ergänzende Gäste-App ist derzeit als Integrationsfassung gekennzeichnet und noch nicht allgemein produktiv abgenommen. In der öffentlichen Demo ist eine optionale Web-Push-Funktion verfügbar. Ein normaler Websitebesuch aktiviert keine Push-Anmeldung.

Wenn Sie diese Funktion ausdrücklich aktivieren und die Browserfreigabe erteilen, verwendet Porta Solis einen eigenen Service Worker und Web-Push über die Infrastruktur des jeweiligen Browsers bzw. Betriebssystems. Technisch angebunden sind Google, Mozilla und Apple. Es wird kein zusätzlicher Push-Marketingdienst eingesetzt.

Gespeichert werden die Push-Endpunktadresse, technische Verschlüsselungs- und Authentifizierungskennungen, Sprache, Gültigkeit und die Zuordnung zu Unterkunft sowie Gast- oder Vermieterzugang; bei persönlichen Gastzugängen gegebenenfalls auch die Aufenthaltszuordnung. Die Anmeldung gilt grundsätzlich 30 Tage. Die Daten werden geschützt gespeichert und für die Zustellung einer Benachrichtigung an den jeweiligen Push-Dienst verwendet. Dieser verarbeitet auch technische Verbindungsdaten. Push-Hinweise enthalten eine allgemeine Aktualisierungsmeldung und einen Link zum betreffenden Vorgang.

Grundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Push über die angebotene Abschaltfunktion oder die Browser-Einstellungen widerrufen. Die Vorgänge bleiben über die normalen App-Funktionen erreichbar.

13. Aufenthaltsdaten und Pre-Check-in

Je nach Aufenthalt werden Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Kontaktdaten, Dokumentart, Dokumentnummer, Ausstellungsland, gegebenenfalls Gültigkeitsdaten und die Zuordnung zum Aufenthalt verarbeitet. Angaben zu Mitreisenden können durch die organisierende Person oder den Vermieter bereitgestellt werden.

Dies dient der Vorbereitung und Durchführung des Aufenthalts sowie der Vorbereitung erforderlicher Meldedaten durch den Vermieter. Dessen Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Beherbergungsvertrag und den konkret geltenden Meldepflichten, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b oder c DSGVO. Nicht jede technisch angebotene Angabe ist für jeden Aufenthalt gesetzlich erforderlich.

Im Pre-Check-in werden keine Ausweisscans oder Ausweisfotos angefordert. Porta Solis übermittelt diese Daten derzeit nicht automatisch an eVisitor. Die interne Vorbereitung ersetzt keine behördliche Meldung durch den Vermieter. Reisenden- und Dokumentangaben werden verschlüsselt gespeichert und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht.

14. Verträge, Bestätigungen und Zahlungsinformationen

Für Vertrags- und Buchungsunterlagen verarbeiten wir Vertragsparteien und ihre Kontakt- bzw. Adressdaten, Unterkunft, Aufenthalt, Leistungen, Preise, Kaution, Bedingungen, Vertragsbestätigungen, Signatur- und Zeitnachweise sowie gespeicherte PDF-Fassungen und Versionsangaben. Zahlungsinformationen umfassen beispielsweise gewählte Zahlungsweise, Rechnungsangaben und erfasste Zahlungsstände.

Zweck sind Erstellung, Durchführung, Abrechnung und Nachweis des jeweiligen Vertrags. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten lit. c und bei der Sicherung konkreter Ansprüche lit. f. Für Vermieterverträge gelten zusätzlich die Informationen des jeweiligen Vermieters.

Porta Solis verarbeitet im derzeitigen System keine vollständigen Kreditkartendaten selbst. Ein erfasster Zahlungsstatus ist keine automatische Bestätigung durch einen Zahlungsdienst. Wenn Sie einen angebotenen externen Zahlungslink öffnen, erfolgt die dortige Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter. Empfänger zugesandter Vertrags-PDFs erhalten eine eigene Dokumentkopie.

15. Cookies und lokale Speicherung

Für angeforderte Anmeldungen, geschützte Bereiche, Sicherheit und Sitzungen werden technisch erforderliche Cookies bzw. Zugangs- und Sitzungsinformationen verwendet. Eine geschützte Vertragssitzung kann ein eigenes Sitzungscookie benötigen. Die Merkliste speichert ausgewählte Unterkunftskennungen lokal im Browser. Die Seitensprache wird über die jeweilige Adresse bestimmt.

Bei ausdrücklich genutzten App-Funktionen speichert der Service Worker statische App-Dateien lokal. Gästedaten, Fotos und Geschäftsvorgänge werden von diesem Zwischenspeicher nicht gespeichert. Bei aktivierter Push-Funktion verwaltet der Browser außerdem die technische Push-Anmeldung. Push wird nur nach gesonderter Aktivierung verwendet, siehe Abschnitt 12.

Soweit Speicherung oder Zugriff für eine ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich sind, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine darüber hinausgehende einwilligungspflichtige Nutzung setzt eine Einwilligung voraus. Die weitere Datenverarbeitung richtet sich nach dem jeweiligen Vertrags-, Einwilligungs- oder Sicherheitszweck. Sie können lokale Daten und Cookies im Browser löschen oder blockieren; dadurch können Funktionen eingeschränkt werden.

16. Independent Analytics

Wir verwenden Independent Analytics zur lokalen Reichweitenmessung. Gespeichert werden insbesondere aufgerufene Seiten, Zeitpunkte und Besuchsabläufe, verweisende Seiten, Browser-, Betriebssystem- und Gerätekategorien sowie eine ungefähre geografische Zuordnung.

IP-Adresse und Browserkennung werden zur Bildung eines pseudonymen Besucherkennwerts verwendet; die IP-Adresse dient auch der ungefähren geografischen Zuordnung. Sie wird nicht im Klartext in der Analytics-Datenbank gespeichert. Der hierfür verwendete Zusatzwert (Salt) wechselt täglich. Angemeldete Benutzer werden nicht erfasst.

Die Aufbewahrung ist auf 90 Tage eingestellt. Die Analytics-Daten bleiben auf unserem Hosting und werden nicht zur Auswertung an externe Analytics-Server übermittelt. Independent Analytics verwendet hierfür weder Tracking-Cookies noch Local Storage. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweiten- und Nutzungsanalyse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

17. Externe Links, Partner- und Affiliate-Angebote

Unsere Website enthält Links zu Gastgebern, Partnern, Reise- und Buchungsanbietern sowie freiwilligen externen Kommunikationswegen. Ein normaler externer Link führt erst beim Anklicken zur fremden Website. Dort verarbeitet der Anbieter Verbindungsdaten und gegebenenfalls übergebene Linkparameter nach seinen eigenen Datenschutzinformationen. Dies ist von direkt eingebundenen Bildern nach Abschnitt 3 zu unterscheiden.

Bei qualifizierten Abschlüssen über Affiliate-Links kann Porta Solis eine Provision erhalten. Linkparameter können Angebot und vermittelnden Kanal kennzeichnen.

Wenn Sie einen WhatsApp-Link nutzen, rufen Sie freiwillig den Dienst von WhatsApp Ireland Limited auf. Je nach Link kann ein vorbereiteter Anfragetext übergeben werden. Alternativ können Sie unsere Kontaktmöglichkeiten per Formular oder E-Mail verwenden. Bitte übermitteln Sie über externe Kommunikationslinks keine unnötigen Dokument- oder sensiblen Reisendendaten.

18. Empfänger von Daten

Soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig, erhalten Daten berechtigte Mitarbeiter, Hosting-, IT- und E-Mail-Dienstleister, zuständige Gastgeber/Vermieter und Partner oder Leistungserbringer. Bei aktivierter Push-Nutzung ist außerdem der jeweilige Browser-Push-Dienst beteiligt.

Weitere Empfänger können Buchhaltung, Steuer- und Rechtsberatung sowie Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung sein. Öffentlich vereinbarte Unterkunfts- und Partnerprofildaten sind für Websitebesucher zugänglich. Andere Vermieter erhalten nicht allein durch ihre Registrierung Zugriff auf Ihre nicht öffentlichen Vorgänge.

19. Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR

Das Hosting und der eingerichtete E-Mail-Versand erfolgen bei ALL-INKL.COM in Deutschland. Die lokale Analytics-Auswertung erfolgt dort ebenfalls.

Bei freiwilliger Nutzung von WhatsApp, externen Reise-, Buchungs- oder Zahlungsseiten sowie der optionalen Browser-Push-Infrastruktur können Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR hinzukommen. Maßgeblich sind der tatsächlich gewählte Dienst und dessen Infrastruktur. Die eigenständige Verarbeitung externer Anbieter richtet sich nach deren Datenschutzinformationen.

Soweit wir selbst personenbezogene Daten in Drittländer übermitteln, sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Informationen über die für einen konkreten eigenen Übermittlungsvorgang geltenden Empfänger und Schutzmaßnahmen können Sie unter info@portasolis.com anfordern.

20. Speicherdauer

Wir speichern Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck, die Vertragsabwicklung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Sicherheit oder die Geltendmachung bzw. Verteidigung von Ansprüchen erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine entgegenstehenden Aufbewahrungsgründe bestehen. Maßgeblich sind beispielsweise die Dauer des Kontos oder der Leistungsbeziehung und der Abschluss des jeweiligen Vorgangs.

Für lokale Analytics-Daten sind 90 Tage eingestellt. Kontaktformularkopien werden grundsätzlich 180 Tage nach dokumentiertem Bearbeitungsabschluss gelöscht; eine erforderliche gesonderte Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bleibt davon unberührt. Bei Newsletter-Versandstatusdaten ist ein Monat eingestellt; unbestätigte Newsletter-Anmeldungen sind grundsätzlich zur Bereinigung nach 30 Tagen vorgesehen. Kontodaten aus der Benutzerverwaltung sind davon zu unterscheiden.

Reisenden- und Dokumentdaten des Pre-Check-ins sind grundsätzlich 24 Stunden nach Abreise zur Löschung vorgesehen. Bei einem rechtzeitig dokumentierten offenen Melde- oder Korrekturfall kann die Frist bis höchstens sieben Tage nach Abreise verlängert werden. Technische Nachweise der Löschung werden bis zu 30 Tage aufbewahrt. Diese Fristen gelten nicht pauschal für getrennte Verträge, Rechnungen oder Servicevorgänge.

Sicherungskopien werden nach internen Lösch- und Rotationsregeln überschrieben bzw. entfernt.

21. Betroffenenrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft und eine Datenkopie (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen Direktwerbung ist ein Widerspruch jederzeit ohne Begründung möglich (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Kontakt: info@portasolis.com. Zur sicheren Zuordnung können angemessene zusätzliche Angaben erforderlich sein. Bitte keine Ausweiskopie unaufgefordert zusenden.

22. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes.

Für private Unternehmen in Bayern: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland. Informationen zur Beschwerde beim BayLDA.

23. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: September 2026